Le cycle trésorerie regroupe tous les comptes liés à la gestion de l'argent de l’entreprise. Ce dernier inclut notamment :
- Les comptes d’emprunts (164)
- Les comptes courants d’associés (455)
- Les comptes de banque (512)
- Les comptes d’encaissements/décaissements :
Par la caisse (53)
Par les remises en carte bancaire (511)
Par les remises en chèque (511)
- les intérêts payés sur les emprunts et/ou sur les comptes courants d’associés (66)
- les assurances sur les emprunts (616)
- les intérêts reçus sur les comptes courants d’associés (76)
Concernant les emprunts :
Il faut s'assurer que :
- le capital restant à rembourser comptabilisé (= solde du compte 164*) cadre avec le tableau d'amortissement fourni par le client. Ce compte fait partie du passif du bilan.
- les intérêts de l'emprunt comptabilisés (= solde du compte 66*) sur l'exercice cadrent avec le montant des intérêts sur le tableau d'amortissement. Ce compte fait partie des charges du compte de résultat.
- l'assurance de l'emprunt comptabilisée (= solde du compte 616*) sur l'exercice cadre avec le montant de l'assurance sur le tableau d'amortissement. Ce compte fait partie des charges du compte de résultat.
- Si plusieurs emprunts sont en cours, il faut créer plusieurs comptes 164, 66 et 616 = un compte propre par emprunt.
- Il se peut qu'il n'y ait pas d'assurance sur des emprunts.
À la clôture de l'exercice, il est probable que des intérêts soient comptabilisés sur l'exercice suivant mais concernent une partie de l'exercice en cours. Dans ce cas, à la clôture, il faut comptabiliser des intérêts courus (= des intérêts qui courent sur l'exercice en cours). Il faudra débiter le compte d'intérêts 66* (on ajoute de la charge) et créditer le compte d'intérêts courus 1688* pour constater cette charge au bilan.
- Pour informations :
Tous les emprunts, en plus d’être enregistrés en comptabilité dans les comptes 164*, sont enregistrés dans un module qui lui sont propres : le module emprunts. C’est là que toutes les informations sur les emprunts sont répertoriées (l'échéancier, la durée, le montant emprunté...)
Concernant les comptes courants d’associés :
- si l'associé est une personne physique, il faut s'assurer que son solde n'est pas débiteur car c'est interdit. Cela signifie que l'associé doit de l'argent à la société. Son solde ne peut être que créditeur (= la société doit de l'argent à l'associé).
- si l'associé est une personne morale, le solde peut être en revanche débiteur. Qu'il soit débiteur ou créditeur, il faut s'assurer que les comptes soient réciproques entre les sociétés.
À la clôture de l'exercice, si l'associé est une personne morale :
- des intérêts doivent obligatoirement être versés à ce dernier si la société doit l'argent
- des intérêts doivent obligatoirement être versés par ce dernier si la société a prêté l'argent
Si l'associé est une personne physique, aucune obligation de rémunération des comptes courants.
Comptabilisation de la rémunération des comptes courants d'associés :
- Si intérêts versés par la société : débiter le compte 66* (intérêts comptes courants associés) et créditer le compte 4558* (associés - intérêts courus)
- Si intérêts versés à la société : créditer le compte 76* (intérêts comptes courants associés) et débiter le compte 4558* (associés - intérêts courus)
Une société peut avoir plusieurs associés.
Concernant les comptes bancaires :
Le compte de banque (512*) est un compte qui fait partie de l'actif au bilan.
Il faut s'assurer que le solde comptabilisé dans la banque (compte 512*) cadre avec le solde du relevé bancaire à la date de la clôture.
Une société peut avoir plusieurs banques.
Concernant les comptes d’encaissements et décaissements :
Le compte de caisse (53*) est un compte qui fait partie de l'actif au bilan.
Il permet de retracer tous les mouvements d'espèces (encaissements et/ou décaissements).
- Si l'argent entre dans la caisse (encaissement), le compte se débite.
- Si l'argent sort de la caisse (décaissement), le compte se crédite.
Le solde de ce compte doit obligatoirement être débiteur (= c'est le montant en caisse) ou nul. S'il est créditeur, cela signifie qu’il a été sorti de la caisse plus d’argent qu’il n’en est rentré = c'est impossible.
Si des achats ont été payés par la caisse, il n'y aura aucun mouvement en banque. Il faut comptabiliser l'opération d'achat ainsi que son règlement.
- Débiter le compte de charge et de TVA
- Créditer le compte de caisse
Le compte de caisse sera donc diminué.
Si des ventes ont été réglées par espèces, il n'y aura aucun mouvement en banque. Il faut comptabiliser l'opération de vente ainsi que son encaissement.
- Créditer le compte de produit et de TVA
- Débiter le compte de caisse
Le compte de caisse sera donc augmenté.
Il se peut que les ventes soient encaissées par un autre moyen de paiement (par carte bancaire, par chèque…). Dans ce cas, ce n’est pas le compte de caisse 53* qui est mouvementé mais le compte 511* “cartes à encaisser” ou 511x* “chèques à encaisser”.
Les comptes 511* "cartes à encaisser" et/ou "chèques à encaisser" doivent être soldés mensuellement.
En effet, on enregistre grâce aux relevés des encaissements le montant total de ce qui a été encaissé par carte bancaire et/ou par chèque.
Il doit donc y avoir en banque tous les mouvements de carte bancaire/chèque reçus.
- Justificatif(s) à avoir pour la révision :
- Les TAM (tableaux d’amortissements) + contrats des emprunts en cours
- Les relevés de banque de l’année (ou du dernier mois)
- Les relevés de caisse mensuels
- Les relevés des encaissements