Le cycle clients regroupe tous les comptes liés aux clients, aux ventes qui leurs sont liées ainsi qu’à leurs encaissements.
L’idée est d’observer si les créances clients enregistrées dans les comptes sont cohérentes et non erronées.
Il est donc nécessaire de contrôler tous les comptes clients. De ce fait, le comptable pourra observer si les comptes ont des anomalies.
Si toutes les factures enregistrées sont classées dans les bons comptes de clients et que ces factures datent d’un mois maximum, il semblerait que ces comptes soient bons. Cela signifie que les clients règlent l’entreprise dans les temps car il reste seulement les créances datant de moins de 30 jours, soit le délai général pour régler les clients.
En revanche, s’il y a des factures non réglées depuis plusieurs mois, il faut se demander : - Si le client a tout simplement oublié de régler une facture - Si un délai de règlement supplémentaire a été accordé par l’entreprise à son client - Si l’entreprise a un litige avec son client et que ce dernier ne veut pas régler
Il faut noter que pour les grandes entreprises, il n’est pas possible de contrôler tous les comptes clients. Cela prendrait un temps colossal. Dans ce cas, il faut classer les créances clients par ordre décroissant et se donner un scoop (un pourcentage) de contrôle. Par exemple, contrôler 75/80% des créances totales. Le contrôle, bien qu’il ne soit pas exhaustif, est réaliste car il englobe une partie importante des créances.
Clients débiteurs et créditeurs :
La logique est que les comptes clients doivent être débiteurs. Effectivement, comme vu précédemment, une facture client s’enregistre comme tel :
Cependant, il est courant que certains comptes clients soient créditeurs - si le client a réglé plusieurs fois une même facture sans le faire exprès. - si une facture a mal été comptabilisée (oubli de saisie, enregistrement dans un autre compte…)
Si l'entreprise a reçu un acompte, ce règlement sera comptabilisé dans le compte 4191 "Avances et acomptes" au crédit (et non en 411). Il ne rendra donc pas le compte 411 créditeur. Une fois la facture émise, il faut : - Extourner l'écriture du 4191 (Débit) - Créditer le produit total dans le compte 7* - Créditer la TVA collectée dans le compte 4457* - Débiter la somme non encore réglée (totale facture - acompte reçu) en 411*
Si une facture d'acompte avait été émise : 1) Comptabiliser la facture d'acompte (avec TVA si la facture y est soumise) : - Débiter le 4191 pour le TTC de l'acompte - Créditer le 411 pour le TTC de l'acompte
- Créditer la TVA collectée de l'acompte dans le compte 4457* - Débiter la TVA à régulariser de l'acompte dans le compte 4458*
2) Comptabiliser l'acompte versé : - Créditer le 4191 (= le compte se retrouve soldé) - Débiter le 512
3) Comptabiliser la facture finale dès son émission : - Créditer le produit dans le compte 7* - Créditer la TVA à régulariser de l'acompte dans le compte 4458* (= le compte se retrouve soldé) - Créditer la TVA restante dans le compte 4457* - Débiter le TTC total dans le compte client 411*
En d’autres mots, le cycle clients englobe toutes les opérations liées avec les clients de l’entreprise : de l’enregistrement de la facture de vente jusqu’à son encaissement.
