Dans le logiciel comptable, le journal permet d’enregistrer au cours de l’exercice comptable toutes les opérations de l’entreprise, de manière chronologique. 

Il existe plusieurs journaux comptables. 

Les principaux : 
- Journal des achats 
- Journal des ventes 
- Journal de banque
- Journal de caisse 
- Journal des opérations diverses (autres que les opérations concernées par les journaux au-dessus)
- Etc...

Le fait de classer les opérations dans des journaux distincts permet d’avoir une vision plus claire et d’avoir une comptabilité structurée. 

En effet, si nous voulons voir par exemple que les écritures liées aux achats, il suffit simplement de sélectionner le journal d’achat et j’obtiendrais que les opérations liées à ce journal.

Il est obligatoire d’enregistrer tous les mouvements qui concernent l’entreprise. Il est donc important d’avoir un suivi régulier pour avoir une comptabilité organisée, claire et complète.

• Concrètement, comment cela se passe-t-il ?

Lors d’un enregistrement d’une écriture comptable, il faut se demander dans quel journal je dois enregistrer l’écriture : 
- Mon écriture concerne un achat ?
- Mon écriture concerne une vente ?
- Mon écriture concerne une opération venant de la caisse ? 
etc… 

Dans le logiciel comptable, ces journaux sont en général appelés avec 2 ou 3 lettres. 

Par exemple : 
- Le journal d’achat s’appelle “ACH”
- Le journal de vente s’appelle “VEN” ou “VTE”
- Le journal de banque s’appelle “BQE” 
- Le journal d’opération diverses s’appelle “OD” 

Une fois que j’ai sélectionné mon journal que je souhaite, j’enregistre mon écriture dedans. Cette dernière doit obligatoirement contenir : 

- La date de l’opération 
- Le type de journal 
- Le numéro de la pièce justificative (la facture…)
- Le numéro des comptes concernés
- Le libellé de l’opération (exemple : “IKEA - achat bougies”)
- Le(s) montant(s) au débit (à gauche) et le(s) montant(s) au crédit (à droite) sachant que le total au débit = le total au crédit 
Les opérations comptabilisées dans les journaux comptables doivent être équilibrées selon le principe de la partie double : débit = crédit. 
Si l’écriture n’est pas équilibrée, il sera impossible d’enregistrer l’opération.

Exemple : 
Dans le logiciel comptable, l’opération ressemble à cela pour une opération d’achat : 
Le journal sélectionné est le journal d’achat. En cliquant dessus, ça va m’ouvrir une page vierge : 

• Je peux dès à présent enregistrer toutes mes écritures qui concernent les achats. 

Exemple : 
Pour illustrer la chose, nous pouvons prendre l’exemple d’une entreprise qui achète : 
- Chez IKEA des bougies pour les revendre ensuite (= achat de marchandises) 
- Chez LEROY MERLIN : une agrafeuse pour la secrétaire (= achat de fournitures de bureau)
- Chez ORANGE : son forfait téléphonique du mois de mai (= frais téléphonique)

Nous allons aborder les numéros de comptes plus tard. On peut juste noter que : 
- Le compte d’achat de marchandises = compte 607000
- Le compte d’achat de fournitures de bureau = compte 606400
- Le compte de frais téléphonique = compte 626200 
- Le compte de fournisseur = compte 401 (suivi des 5 lettres du nom du fournisseur pour l’identifier) 

Le grand livre récapitule toutes les écritures enregistrées au cours de l’exercice comptable.

Il existe 3 types de grand-livre : 
- Le grand livre général 
- Le grand livre fournisseur 
- Le grand livre client

Le grand livre général affiche toutes les écritures enregistrées dans les comptes généraux. 

Le grand livre fournisseur affiche toutes les écritures enregistrées dans les comptes fournisseurs auxiliaires. 

Le grand livre client affiche toutes les écritures enregistrées dans les comptes clients auxiliaires. 

De plus, il est possible de sélectionner le grand livre que d’un ou plusieurs clients et/ou fournisseurs pour voir celui/ceux qui nous intéresse(nt).   

Exemple : 
Si je veux voir toutes les écritures qui concernent le fournisseur IKEA, je sélectionne mon fournisseur 401IKEA. 
(401 étant le numéro de compte général d'un fournisseur). 
Le logiciel comptable me fera apparaître mon grand livre fournisseur IKEA, c’est à dire toutes les écritures liées au fournisseur IKEA :

Toutes les écritures qui concernent le fournisseur IKEA sont des écritures du journal d’achat (c'est-à-dire les factures enregistrées) ainsi que les règlements de ces factures qui proviennent du journal de banque.

Chaque Grand Livre fait figurer :
- La date 
- Le type de journal 
- Le numéro de compte 
- Le n° de la facture 
- Le libellé de l’écriture 
- Le montant au débit 
- Le montant au crédit 
- Les écritures lettrées ou non lettrées (facultatif : les deux sont possibles)

La balance comptable regroupe l’ensemble des comptes d’une entreprise sur un exercice comptable. 

Il existe 3 types de balances : 
- La balance générale 
- La balance auxiliaire 
- La balancé âgée

• La Balance Générale

Elle regroupe tous les comptes de l’entreprise classés dans l’ordre des numéros de comptes (des comptes 10** aux comptes 79**). Elle fait apparaître le solde de chaque compte qui peut être débiteur ou créditeur. 

Cette dernière fournit donc une information globale et synthétique sur chaque compte mouvementé en indiquant son solde. 
Elle va donc permettre d’observer rapidement la situation de l’entreprise, l’évolution des comptes ainsi que les signes anormaux (écritures affectées dans les mauvais comptes….).  

La balance générale comporte : 
- Le n° de compte 
- Le libellé du compte
- Le total des débits de ce compte
- Le total des crédits de ce compte 
- Le solde : 
débiteur si le total débit > total crédit
créditeur si le total crédit > total débit

En général, une balance générale fait également apparaître le solde du compte de l’exercice précédent. Cela permet de voir comment a évolué le compte entre 2 exercices comptables. 

La présentation de balance générale est différente entre chaque comptable et/ou cabinet comptable

Exemple : 
Si nous prenons une entreprise avec : 
- Un capital social de 50 000 euros
- Des réserves de 15 000 euros
- Un emprunt qui lui reste à rembourser pour 30 000 euros
- Un stock de marchandises pour 15 000 euros 
- Ses dettes fournisseurs pour 20 000 euros 
- Ses créances clients (ce que lui doivent ses clients) pour 10 000 euros 
- Sa trésorerie (le montant qu’elle a en banque) : 114 000 euros 
- Ses achats de marchandises : 20 000 euros 
- Ses frais de téléphone : 1000 euros 
- Ses ventes de marchandises : 40 000 euros 


Voici un modèle de balance générale : 

Attention ! La balance générale doit être obligatoirement équilibrée : le total des débits doit être égal au total des crédits (et donc avoir le solde total débiteur = solde total créditeur). 

En d'autres termes : 
- l'actif et le passif sont égaux (les comptes de bilan : comptes 1* à comptes 5*).
- les comptes de résultat ne peuvent pas l'être : la différence entre les 2 est le bénéfice ou la perte. 
= c'est ce bénéfice ou cette perte qui rend la totalité des comptes (1* à 7*) équilibrés.
Dans notre exemple, nous remarquons que le total débit est égal au total crédit. La balance est donc équilibrée. 

Cet exemple permet de voir comment une balance est organisée brièvement ! 

• La Balance Auxiliaire

À la différence de la balance générale, la balance auxiliaire ne concerne que les comptes de tiers : les fournisseurs (comptes 401) et clients (comptes 411). Cette dernière détaille chaque solde des différents fournisseurs et clients. 

En d’autres termes, la balance générale recense le solde TOTAL des dettes fournisseurs (total du compte 401) et le solde TOTAL des créances clients (total du compte 411). La balance auxiliaire, elle, va détailler chaque solde fournisseur et chaque solde client. Ces comptes détaillés s’appellent les comptes auxiliaires. 

Leur numéro de compte commence par la racine du compte fournisseur général (401) ou client général (411) auquel on ajoute en général les 5 premières lettres maximum du nom du fournisseur ou du client. 

Il faut donc noter que la balance générale recense le solde de tous les comptes GÉNÉRAUX par ordre de numéro de compte. De ce fait, le solde du compte fournisseur correspond à tous les soldes des comptes fournisseurs additionnés (de même pour les clients) alors que la balance auxiliaire recense le solde de tous les comptes AUXILIAIRES, c'est-à-dire le détail de chaque solde fournisseur et client.  

La balance auxiliaire comporte : 
- Le n° de compte général (le compte général fournisseur 401 et client 411)
- Le n° de compte auxiliaire (le compte général + les premières lettres du compte fournisseur et client)
- Le libellé du compte 
- Le total des débits de ce compte
- Le total des crédits de ce compte 
- Le solde : 
débiteur si le total débit > total crédit
créditeur si le total crédit > total débit

En général, une balance auxiliaire fait également apparaître le solde du compte de l’exercice précédent. Cela permet de voir comment a évolué le compte entre 2 exercices comptables.
Il faut noter que la présentation de balance âgée est différente entre chaque comptable ou cabinet comptable. 

La présentation de balance âgée est différente entre chaque comptable et/ou cabinet comptable. 

Exemple : 
Si nous reprenons l’exemple précédent, nous avons dit que : 
- Le solde fournisseur s’élevait à : 20 000 euros
- Le solde client s’élevait à : 10 000 euros 

Nous allons dire que : 
Le solde fournisseur de 20 000 euros correspond à : 
- IKEA pour 5 000 euros 
- LEROY MERLIN pour 12 000 euros
- FNAC pour 3 000 euros

Le solde client de 10 000 euros correspond à : 
- INSTITUT pour 6 000 euros 
- ECOLE pour 8 000 euros 
- MAIRIE pour 4 000 euros

Voici un modèle de balance auxiliaire : 

Comme nous observons dans l’exemple : 

- Le solde de dettes fournisseurs total de l’exercice comptable de cette année est de 20 000 euros (15 000 euros sur l’exercice de l’année dernière).
- Le solde de créances clients total de l’exercice comptable de cette année est de 18 000 euros (20 000 euros sur l’exercice de l’année dernière). 

• La Balance Âgée

La balance âgée reprend les données de la balance auxiliaire et les répartis en fonction de leur date d’antériorité. 

Cela permet de voir les dettes fournisseurs et les créances clients qui datent de longtemps, et de se demander pourquoi la dette n’a pas été payée ou la créance n’a pas été reçue : 
- Il y a t-il un litige avec le fournisseur ou le client ? 
- L'entreprise a-t-elle oublié de payer le fournisseur ? 
- Le client a-t-il oublié de payer l’entreprise ? 
- Le client a-t-il des problèmes d’argent et ne peut pas régler l’entreprise ?
- Etc...

Si toutes les créances et dettes sont enregistrées depuis environ 1 mois, il n’y a pas forcément de risque de non paiement du fournisseur ou de règlement du client car, en général, les fournisseurs sont payés dans un délai d’un mois et de même pour le règlement des clients. 

Une facture peut être enregistrée il y a plusieurs mois mais le règlement est étalé sur toute l’année. Dans ce cas-ci, c’est normal qu’une dette ou une créance soit enregistrée depuis plusieurs mois (pour le montant qu’il reste à payer car on a dit que la balance reprend SEULEMENT LE SOLDE du compte) mais tout va bien ! 

On voit bien que la balance âgée permet de se poser des questions pour chaque cas et de détecter des potentielles anomalies sur le retard de paiement des fournisseurs et des règlements des clients. 

Il existe donc 2 balances âgées : 
- celle qui concerne les fournisseurs 
- celle qui concerne les clients

La balance âgée comporte : 
- Le n° de compte auxiliaire (le compte général + les premières lettres du compte fournisseur ou client)
- Le nom du fournisseur (ou du client)
- Le solde des dettes par fournisseur (ou créances par client)
- La répartition des soldes (pour chaque fournisseur ou pour chaque client) entre : 
ceux à moins de 30 jours 
ceux à moins de 60 jours
ceux à plus de 60 jours

La présentation de balance âgée est différente entre chaque comptable et/ou cabinet comptable. 

Exemple : 
Si nous reprenons l’exemple précédent, nous avons dit que : 
- Le solde fournisseur s’élevait à : 20 000 euros
- Le solde client s’élevait à : 10 000 euros 

Le solde fournisseur de 20 000 euros correspond à : 
- IKEA pour 5 000 euros dont : 
4500 euros datant de moins de 30 jours
500 euros à moins de 60 jours 

- LEROY MERLIN pour 12 000 euros dont : 
10 000 euros à moins de 30 jours 
2000 euros à plus de 60 jours 

- FNAC pour 3 000 euros dont : 
1500 euros à moins de 30 jours
1500 euros à moins de 60 jours 

Dans ce cas-ci, on remarque que les dettes fournisseurs s’apurent relativement bien, c’est-à-dire que les fournisseurs ont l’air d’être réglés en temps et en heure. En effet, la plus part des dettes fournisseurs datent de moins de 30 jours. 

Il faut tout de même vérifier que les dettes de moins de 60 jours n’ont pas d’anomalies comme un oubli de règlement fournisseur par exemple. 

En revanche, la dette de 2000 euros datant de plus de 60 jours est étonnante. Il faut donc se poser la question pour voir s'il y a une anomalie comme un litige par exemple ou un oubli de règlement. Cela peut également être une facture devant être réglée plus tard.

Le solde client de 10 000 euros correspond à : 
- INSTITUT pour 6 000 euros dont les créances datent de moins de 30 jours.
- ECOLE pour 8 000 euros dont les créances datent de moins de 30 jours.
- MAIRIE pour 4 000 euros dont les créances datent de moins de 30 jours.

Dans ce cas, tous les clients ont l’air de régler leurs factures sans retard. Effectivement, toutes les créances datent de moins de 30 jours.