La comptabilité raconte l’histoire d’une entreprise sur une période donnée. La période en question s’appelle “l’exercice comptable”. Elle dure 12 mois et se renouvelle chaque année. Elle a donc une date d’ouverture d'exercice et une date de clôture d'exercice. L’exercice en cours est appelé l’exercice N, l’exercice précédent est appelé l’exercice N-1 et l'exercice suivant s'appelle l'exercice N+1.
Toutes les transactions sont enregistrées dans un logiciel comptable, classées dans des comptes spécifiques. Ce logiciel retrace tous les comptes mouvementés au cours de cet exercice comptable. La comptabilité permet donc de suivre la vie de l’entreprise au fil de l’eau.
Tout ce qui est enregistré dans le logiciel de comptabilité doit être justifié (par une facture, un relevé bancaire, un échéancier d’emprunt…). Ce justificatif est la preuve que l’opération enregistrée concerne l’entreprise et son activité.
La comptabilité permet aux entreprises d’avoir un réel suivi de leur activité.
Elle permet notamment de tracer : - l’argent que les fondateurs ont apporté pour créer l’entreprise - l’argent que l'entreprise a mis de côté au fil des années - l’argent que l'entreprise possède sur son compte bancaire - ses dettes envers les banques, les fournisseurs, l’État, les organismes sociaux… - ses créances (ce que lui doivent les clients) - les biens qu’elle possède et qui sont utiles à son activité et son fonctionnement - le stock qu’elle détient - ses achats - ses ventes
Toutes les sociétés ont l’obligation de tenir une comptabilité tant d’un point de vue légal que pratique. En France, les entreprises doivent tenir une comptabilité complète et claire afin d’assurer une transparence et éviter les fraudes. Ces règles précises à suivre permettent aux entreprises d’avoir le même fonctionnement. Elles peuvent donc facilement être comparées.
Ce sont les comptables qui s’occupent de la comptabilité d’une entreprise. Une entreprise peut soit : - avoir un comptable en interne (notamment pour les grosses sociétés) - faire appel à un cabinet d’expertise comptable (notamment pour les petites sociétés qui n’ont pas de comptable en interne). Le comptable qui s’occupera de sa comptabilité est donc externe à l’entreprise.
Au cours de l’exercice comptable, le comptable va s’occuper de la comptabilité de l’entreprise. Ses missions principales consistent notamment à :
- enregistrer les factures d’achat et de vente - vérifier que le montant restant dans sa banque dans le logiciel comptable correspond bien au montant qui lui reste dans sa banque sur son relevé bancaire - payer les taxes - contrôler que les écritures enregistrées dans le logiciel comptable sont classées dans les bons comptes.
Une fois la date de clôture de l’exercice comptable passée, les comptables contrôlent en profondeur tous les comptes mouvementés. Ce contrôle s’appelle “la révision des comptes” (= le contrôle des comptes).
- Si le comptable est interne à la société, il va envoyer le fichier des écritures comptables (FEC) à un cabinet d’expertise-comptable. Le cabinet pourra donc intégrer ce FEC dans le logiciel comptable pour effectuer la révision. Le comptable du cabinet n'aura donc qu’une mission de révision des comptes.
- Si le comptable est externe à la société, la comptabilité est déjà tenue dans un cabinet d'expertise-comptable. Le comptable du cabinet aura donc une mission de tenue des comptes + révision des comptes.
Le comptable va vérifier : - la cohérence des comptes par rapport à ceux de l’année dernière - l'exhaustivité des factures (= l'intégralité des factures enregistrée) - l’affectation des écritures comptables dans les bons comptes - la justification des écritures comptables
Cette révision s’organise par différents cycles :
* Cycle Trésorerie * Cycle Fournisseurs * Cycle Charges Externes * Cycle Clients * Cycle Stocks * Cycle Immobilisations * Cycle Personnel * Cycle Impôts et Taxes * Cycle Capitaux Propres * Cycle Autres Comptes * Cycle Organisation (documents obligatoires que le comptable doit faire pour pouvoir clôturer les comptes) - La note d’orientation générale (NOG) - La synthèse générale - Le maintien de mission - La lutte anti blanchiment (LAB)
Une fois que le comptable a révisé les comptes, l’expert-comptable va vérifier ce que le comptable à fait. Cela s’appelle “la supervision des comptes”. Une fois que l’expert-comptable a supervisé le travail du comptable, et qu’il juge que les comptes sont fiables, exacts, conformes, non frauduleux, il signe les comptes. Cela signifie qu’il les atteste.
Une fois les comptes de l'exercice attestés, la comptabilité du client peut être envoyée au client en PDF et les comptes peuvent être déposés au Greffe du Tribunal de Commerce.
Il faut noter qu’il n’y a aucune obligation pour une société de faire attester ses comptes par un expert-comptable.
