La comptabilité raconte l’histoire d’une entreprise sur une période donnée. La période en question s’appelle “l’exercice comptable”. Elle dure 12 mois et se renouvelle chaque année. Elle a donc une date d’ouverture d'exercice et une date de clôture d'exercice. L’exercice en cours est appelé l’exercice N, l’exercice précédent est appelé l’exercice N-1 et l'exercice suivant s'appelle l'exercice N+1.
Toutes les transactions sont enregistrées dans un logiciel comptable, classées dans des comptes spécifiques. Ce logiciel retrace tous les comptes mouvementés au cours de cet exercice. La comptabilité permet donc de suivre la vie de l’entreprise au fil de l’eau.
Tout ce qui est enregistré dans le logiciel doit être justifié (par une facture, un relevé bancaire, un échéancier d’emprunt…). Ce justificatif est la preuve que l’opération enregistrée concerne l’entreprise et son activité.
La comptabilité permet aux entreprises d’avoir un réel suivi de leur activité.
Elle permet notamment de tracer : - l’argent apporté par les associés - l’argent que l'entreprise a mis de côté au fil des années - l’argent que l'entreprise possède sur son/ses comptes bancaires - ses dettes envers les banques, les fournisseurs, l’État, les organismes sociaux… - ses créances (ce que lui doivent les clients) - les biens qu’elle possède et qui sont utiles à son activité et son fonctionnement - le stock qu’elle détient - ses achats - ses ventes
Toutes les sociétés ont l’obligation de tenir une comptabilité tant d’un point de vue légal que pratique. En France, les entreprises doivent tenir une comptabilité complète et claire afin d’assurer une transparence et éviter les fraudes. Ces règles précises à suivre permettent aux entreprises d’avoir le même fonctionnement. Elles peuvent donc facilement être comparées.
Une entreprise peut soit : - avoir un comptable en interne (notamment pour les grosses sociétés) - faire appel à un cabinet d’expertise comptable (notamment pour les petites sociétés qui n’ont pas de comptable en interne).
La mission de tenue des comptes : Le comptable joue un rôle essentiel dans le fonctionnement quotidien de l’entreprise. Il est chargé d’assurer une tenue régulière, fiable et conforme aux règles en vigueur afin que la comptabilité reflète fidèlement l’activité de l’entreprise tout au long de l’exercice.
Ses principales missions consistent à : - enregistrer les factures d’achats et de ventes dans le logiciel comptable ; - suivre les mouvements bancaires et les imputer dans les comptes comptables appropriés ; - vérifier la concordance entre le solde bancaire figurant en comptabilité et celui figurant sur le relevé bancaire (rapprochement bancaire) ; - contrôler les comptes mouvementés et s’assurer que les opérations comptables sont correctement enregistrées ; - effectuer les déclarations fiscales courantes et assurer le paiement des taxes, notamment la TVA.
La mission de révision des comptes :
Une fois la date de clôture de l’exercice comptable passée, le comptable procède à un contrôle approfondi de l’ensemble des comptes afin d'établir les comptes annuels : il s’agit de la révision des comptes.
L’organisation de cette mission dépend de la situation de l’entreprise : - lorsque le comptable est interne à la société, il transmet le Fichier des Écritures Comptables (FEC) à un cabinet d’expertise-comptable, qui se charge uniquement de la révision des comptes - lorsque le comptable est externe, la comptabilité est tenue directement au sein du cabinet d’expertise-comptable. Le comptable assure alors à la fois la tenue comptable et la révision des comptes.
Lors de la révision, le comptable vérifie notamment : - la cohérence des comptes par rapport à ceux de l’exercice précédent - l’exhaustivité des écritures comptables, afin de s’assurer que toutes les factures ont bien été enregistrées - la correcte affectation des écritures dans les bons comptes comptables - la justification de chaque écriture à l’aide des pièces justificatives correspondantes.
À la clôture ce dernier peut également enregistrer des écritures de bilan par exemple les amortissements des immobilisations, la valeur du stock, les régularisations de TVA ou encore l’impôt sur les sociétés.
Il va également comptabiliser toutes les écritures liées au cut-off :
les charges à payer : - Fournisseurs - Factures non parvenues - Clients - Avoirs à établir - Congés payés et charges sociales sur congés payés - Diverses charges sociales à payer - Diverses charges fiscales à payer
les produits à recevoir : - Clients - Factures à établir - Fournisseurs - Avoirs à recevoir - Divers produits à recevoir - Produits constatés d’avance - Charges constatées d’avances
La révision des comptes permet ainsi de sécuriser la comptabilité et de garantir la cohérence et la vraisemblance des comptes annuels.
Cette révision s’organise par différents cycles :
* Cycle Trésorerie * Cycle Fournisseurs * Cycle Charges Externes * Cycle Clients * Cycle Stocks * Cycle Immobilisations * Cycle Personnel * Cycle Impôts et Taxes * Cycle Capitaux Propres * Cycle Autres Comptes * Cycle Organisation (documents obligatoires que le comptable doit faire pour pouvoir clôturer les comptes) - La note d’orientation générale (NOG) - La synthèse générale - Le maintien de mission - La lutte anti blanchiment (LAB)
Une fois les comptes révisés, le comptable va éditer les projets de comptes et l’expert-comptable va les vérifier : c’est la supervision des comptes. Une fois les comptes supervisés, si l’expert-comptable n'a identifié aucun élément remettant en cause la cohérence et la vraisemblance des comptes, il les signe. Cela signifie qu’il les atteste sans observation.
L'attestation avec observation est délivrée quand l'expert-comptable a relevé des éléments qui pourraient affecter une ou plusieurs informations financières, sans remettre en cause les comptes annuels dans leur globalité.
Si l'expert-comptable identifie des anomalies significatives ou qu'il n'est pas en mesure d'accéder à des informations essentielles, il peut refuser d'attester.
Une fois les comptes de l'exercice attestés, la comptabilité du client peut être envoyée au client (généralement en PDF) et les comptes peuvent être déposés au Greffe du Tribunal de Commerce.
Il faut noter qu’il n’y a aucune obligation pour une société de faire attester ses comptes par un expert-comptable.
