Le cycle des charges externes (cycle D) concerne l’ensemble des dépenses engagées par l’entreprise auprès de tiers pour son fonctionnement courant. Il s’agit principalement des comptes 60, 61 et 62 de la classe 6. 

Ce cycle regroupe donc les achats, les services extérieurs et les autres services extérieurs : 
- comptes 60 : achats non stockés : eau, électricité, gaz, carburant, fournitures de bureau, produits d’entretien, petit matériel non immobilisable…
- comptes 61 : services extérieurs : loyers et locations, charges locatives, entretien et réparations, assurances, la sous-traitance, crédit-bail... 
- comptes 62 : autres services extérieurs : honoraires, publicité, déplacements, missions et réceptions, frais postaux et de télécommunications, frais bancaires, personnel extérieur (intérim), charges diverses…

• But principal de la révision des charges externes :

S’assurer que les charges : 
- correspondent bien à l’activité
- sont correctement enregistrées
- sont rattachées au bon exercice
- sont cohérentes
- sont correctement traitées au niveau fiscal et notamment de la TVA 

Plus précisément, contrôler : 
- les dépenses supérieures à 500 euros (notamment les comptes 6063, 6064, 615) et s’assurer qu’elles correspondent bien à de la charge et non à de l’immobilisation
- la nature des contrats de location : location longue durée (LLD), crédit-bail (CB).. : la comptabilisation est différente en fonction de la nature du contrat (613 LLD ; 612 CB)

Ces contrôles permettent de garantir une bonne lecture des comptes.

Attention : les comptes impactant la marge (achats de matières premières, de consommables, de marchandises, la sous traitance liée à l’activité, les comptes de variation de stock…) sont généralement retraités de ce cycle pour être affectés au cycle fournisseurs (cycle C)

Le cycle charges externes comprend également les FNP et AAR, ainsi que les charges constatées d’avances.

• Travaux de révision :

Il vont consister à descendre les comptes de ce cycle (c’est à dire d’entrer dans le grand livre de chacun de ces comptes pour les analyser) puis observer la variation de solde avec N-1
- Observer le solde du compte 
- Entrer dans le compte 
- Observer les écritures qui alimentent ce compte (noms des fournisseurs, montants par fournisseur, montants inhabituels, montants élevés, écritures mal libellées, charges non liées à l’activité à reclasser en compte courant…) 
- Comparer l’analyse avec N-1 : nouveaux fournisseurs, nouveaux comptes de charges non mouvementés sur N-1…

Contrôles fondamentaux à faire : 
- Pour les comptes pouvant concerner potentiellement des immobilisations (6063,6064,615…) un tri par montant croissant est intéressant. Les montants supérieurs à 500 euros peuvent être justifiés par une pièce jointe dans le dossier de travail pour justifier sa classification en charge.
- Pour les comptes pouvant concerner de la CCA (loyers, assurance, abonnements, maintenance, locations…) : il faut vérifier que les charges sont comptabilisées dans l’exercice auquel elles se rapportent. Si une charge concerne l’exercice N+1, il faut enregistrer une CCA.
- Pour les comptes de location, abonnement : il faut s’assurer que la période est complète et qu’il ne manque pas de facture.
- Contrôler si des FNP sont à comptabiliser. 
- Contrôles liés à la TVA, notamment s’assurer que la TVA sur le carburant des véhicules de tourisme est bien déductible à hauteur de 80 %, et que la TVA sur certains frais de déplacement de personnes n’est pas déductible (hôtel, taxi, frais liés aux véhicules de tourisme : entretien, crédit-bail, location, etc.).

Une fois que les charges et le cut off ont été contrôlés, que les postes importants ont été travaillés et justifiés, il faut regarder la variation avec l’exercice précédent pour noter et comprendre les principaux postes impactés par la variation. Cette explication se fait dans la revue analytique de ce cycle.

• Justificatifs à avoir pour la révision :

Dans le cadre d’une mission de révision, le cabinet comptable doit généralement avoir accès aux factures significatives, notamment celles supérieures à 500 € HT. 
Cela concerne en particulier les comptes de petit équipement et d’entretien, afin de vérifier que les dépenses ne doivent pas être reclassées en immobilisations.
Le cabinet peut également demander tout document nécessaire à la justification des travaux, tels que :
- des factures d’entretien
- des contrats d’assurance ou de location
- des factures liées à de nouvelles charges absentes en N-1 et d’un montant significatif
- des charges dont le poste a fortement évolué entre N-1 et N

Lorsque le cabinet assure également la mission de tenue comptable, il est supposé détenir l’ensemble des factures, quel que soit leur montant.