Le cycle fournisseurs regroupe tous les comptes liés aux fournisseurs, aux achats qui leurs sont liés ainsi qu’à leurs règlements.
L’idée est d’observer si les dettes fournisseurs enregistrées dans les comptes sont cohérentes et non erronées.
Il est donc nécessaire de contrôler tous les comptes fournisseurs. De ce fait, le comptable pourra observer si les comptes ont des anomalies.
Si toutes les factures enregistrées sont classées dans les bons comptes de fournisseurs et que ces factures datent d’un mois maximum, il semblerait que ces comptes soient bons. Cela signifie que l’entreprise règle ses fournisseurs dans les temps car il reste seulement les dettes datant de moins de 30 jours, soit le délai général pour régler les fournisseurs.
En revanche, s’il y a des factures non réglées depuis plusieurs mois, il faut se demander : - Si l’entreprise a tout simplement oublié de régler une facture ? - Si un délai de règlement supplémentaire a été accordé par le(s) fournisseur(s) ? - Si c’est l’associé qui a réglé avec sa carte personnelle ? dans ce cas, il faut enregistrer une écriture d’opérations diverses dans le journal “OD” en débitant le compte du fournisseur (compte 401*) et créditer le compte courant de l’associé (compte 455*). De ce fait, le compte fournisseur sera soldé, et la dette ne sera plus envers le fournisseur mais envers l’associé qui a payé. L’entreprise devra donc rembourser l’associé de ce(s) montant(s) réglé(s). - Si l’entreprise a un litige avec un fournisseur et ne veut pas régler ?
Il faut noter que pour les grandes entreprises, il n’est pas possible de contrôler tous les comptes fournisseurs. Cela prendrait un temps colossal. Dans ce cas, il faut classer les dettes fournisseurs par ordre décroissant et se donner un scoop (un pourcentage) de contrôle. Par exemple, contrôler 75/80% des dettes totales fournisseurs. Le contrôle, bien qu’il ne soit pas exhaustif, est réaliste car il englobe une partie importante des dettes.
Fournisseurs débiteurs et créditeurs :
La logique est que les comptes fournisseurs doivent être créditeurs. Effectivement, comme vu précédemment, une facture fournisseur s’enregistre comme tel :
Cependant, il est courant que certains comptes fournisseurs soient débiteurs - si l’entreprise a réglé plusieurs fois une même facture sans le faire exprès. - si une facture a mal été comptabilisée (oubli de saisie, enregistrement dans un autre compte…)
Si l'entreprise a versé un acompte, ce règlement sera comptabilisé dans le compte 4091 "Avances et acomptes" au débit (et non en 401). Il ne rendra donc pas le compte 401 débiteur. Une fois la facture reçue, il faut : - extourner l'écriture du 4091 (Crédit) - enregistrer la charge totale dans le compte 6* (Débit) - enregistrer la TVA déductible dans le compte 4456* (Débit) - enregistrer la somme non encore réglée (totale facture - acompte versé) en 401 (Crédit)
En d’autres mots, le cycle fournisseurs englobe toutes les opérations liées avec les fournisseurs de l’entreprise : de l’enregistrement de la facture d’achat jusqu’à son règlement.
