Le cycle trésorerie regroupe tous les comptes liés à la gestion de l'argent de l’entreprise. Ce dernier inclut notamment :
- Les comptes d’emprunts (164)
- Les comptes courants d’associés (455)
- Les comptes de banque (512)
- Les comptes d’encaissements/décaissements :
Par la caisse (53)
Par les remises en carte bancaire (511*)
Par les remises en chèque (511*)
- les intérêts payés sur les emprunts (6611) et/ou sur les comptes courants d’associés (6615)
- les assurances sur les emprunts (616*)
- les intérêts reçus sur les comptes courants d’associés (7611)
- les valeurs mobilières de placement (50*)
Concernant les emprunts :
Il faut s'assurer que :
- Le solde du compte 164* (capital de l'emprunt) cadre avec le capital restant dû (à date de clôture) du tableau d'amortissement fourni par le client. Ce compte fait partie du passif du bilan.
- Le solde du compte 6611* (intérêts de l'emprunt) cadre avec le montant des intérêts sur le tableau d'amortissement pour l'exercice. Ce compte fait partie des charges du compte de résultat.
- Le solde du compte 616* (assurance de l'emprunt) cadre avec le montant de l'assurance sur le tableau d'amortissement pour l'exercice. Ce compte fait partie des charges du compte de résultat.
- Si plusieurs emprunts sont en cours, il faut créer plusieurs comptes 164, 6611 et 616* = un compte propre par emprunt.
- Il se peut qu'il n'y ait pas d'assurance sur des emprunts.
À la clôture de l'exercice, il est probable que des intérêts soient comptabilisés sur l'exercice suivant mais concernent une partie de l'exercice en cours. Dans ce cas, à la clôture, il faut comptabiliser des intérêts courus (= des intérêts qui courent sur l'exercice en cours). Il faudra débiter le compte d'intérêts 66* (on ajoute de la charge) et créditer le compte d'intérêts courus 1688* pour constater cette charge au bilan.
Ces intérêts courus devront être extournés à l'ouverture du prochain exercice.
Exemple : les intérêts d'une société (clôture 31/12) sont payés mensuellement le 10. Le paiement du 10/01 couvre la période du 10/12 au 10/01. La part des intérêts du 10/12 au 31/12 concerne l’exercice clos et doit donc être constatée en intérêts courus à la clôture.
- Pour informations :
Tous les emprunts, en plus d’être enregistrés en comptabilité dans les comptes 164*, sont enregistrés dans un module qui lui sont propres : le module emprunts. C’est là que toutes les informations sur les emprunts sont répertoriées (l'échéancier, la durée, le montant emprunté, le taux...)
Concernant les comptes courants d’associés :
- si l'associé est une personne physique, il faut s'assurer que son solde n'est pas débiteur car c'est interdit. Cela signifie que l'associé doit de l'argent à la société. Son solde ne peut être que créditeur (= la société doit de l'argent à l'associé).
Une exception existe pour le compte de l’exploitant individuel (entreprise individuelle, EIRL, etc.), où les retraits personnels peuvent créer un solde débiteur autorisé.
- si l'associé est une personne morale, le solde peut être en revanche débiteur. Qu'il soit débiteur ou créditeur, il faut s'assurer que les comptes soient réciproques entre les sociétés.
À la clôture de l'exercice, si l'associé est une personne morale :
- des intérêts doivent obligatoirement être versés à ce dernier si la société doit l'argent
- des intérêts doivent obligatoirement être versés par ce dernier si la société a prêté l'argent
Si l'associé est une personne physique, aucune obligation de rémunération des comptes courants.
Comptabilisation de la rémunération des comptes courants d'associés (constatation des intérêts à la clôture):
- Si des intérêts doivent être versés par la société : débiter le compte 66* (intérêts comptes courants associés) et créditer le compte 4558* (associés - intérêts courus)
- Si des intérêts doivent être versés à la société : créditer le compte 76* (intérêts comptes courants associés) et débiter le compte 4558* (associés - intérêts courus)
À l’ouverture de l’exercice suivant, il faut extourner ces écritures passées :
- Si des intérêts doivent être versés par la société : créditer le compte courant d’associé (pour constater la dette d’intérêt) et débiter le compte 4558* (associés - intérêts courus)
- Si des intérêts doivent être versés à la société : débiter le compte courant d’associé (pour constater la créance d'intérêt) et créditer le compte 4558* (associés - intérêts courus)
Une société peut avoir plusieurs associés.
Concernant les comptes bancaires :
Le compte de banque (512*) est un compte qui fait partie de l'actif au bilan.
Il faut s'assurer que le solde comptabilisé dans la banque (compte 512*) cadre avec le solde du relevé bancaire à la date de la clôture.
Une société peut avoir plusieurs banques.
Concernant les comptes d’encaissements et décaissements :
Le compte de caisse (53*) est un compte qui fait partie de l'actif au bilan.
Il permet de retracer tous les mouvements d'espèces (encaissements et/ou décaissements).
- Si l'argent entre dans la caisse (encaissement), le compte se débite.
- Si l'argent sort de la caisse (décaissement), le compte se crédite.
Le solde de ce compte doit obligatoirement être débiteur (= c'est le montant en caisse) ou nul. S'il est créditeur, cela signifie qu’il a été sorti de la caisse plus d’argent qu’il n’en est rentré = c'est impossible.
Si des achats ont été payés par la caisse, il faut comptabiliser l'opération d'achat ainsi que son règlement.
- Débiter le compte de charge et de TVA
- Créditer le compte de caisse
Le compte de caisse sera donc diminué.
Si des ventes ont été réglées par espèces, il faut comptabiliser l'opération de vente ainsi que son encaissement.
- Créditer le compte de produit et de TVA
- Débiter le compte de caisse
Le compte de caisse sera donc augmenté.
Ce qui sera retracé en banque sera :
- les retraits d'espèces
- les remises d'espèces
Il se peut que les ventes soient encaissées par un autre moyen de paiement (par carte bancaire, par chèque…). Dans ce cas, ce n’est pas le compte de caisse 53* qui est mouvementé mais le compte 511* “cartes à encaisser” ou 511x* “chèques à encaisser”.
Les comptes 511* "cartes à encaisser" et/ou "chèques à encaisser" doivent être soldés mensuellement.
En effet, on enregistre grâce aux relevés des encaissements le montant total de ce qui a été encaissé par espèce, carte bancaire et/ou par chèque.
Il doit donc y avoir en banque tous les mouvements d'espèce, carte bancaire, chèque reçus.
Concrètement, les comptes d’encaissement (53 ou 511*) sont débités et les comptes de chiffre d’affaires (comptes 7*) sont crédités.
Lorsque l’argent est reçu en banque, ces comptes d’encaissement sont crédités et le compte de banque (512) est débité.
En connectant l'outil de caisse avec le logiciel comptable, toutes les opérations sont récupérées automatiquement.
Concernant les valeurs mobilières de placement :
503* action
508* obligation
Il faut recenser tous les placements (vérifier le type de VMP, la quantité et la valeur) et vérifier qu'ils sont bien comptabilisés.
Le solde du compte 50 doit correspondre à la valeur d’achat du placement.
Si plusieurs placements existent, il faut utiliser plusieurs comptes 50*.
La dépréciation des VMP :
Si la valeur actuelle est inférieure à la valeur comptable, on constate une dépréciation.
Pour cela il faut, pour la parte de valeur :
- débiter le compte 68665 - dotations aux dépréciations des VMP
- créditer le compte 590 - dépréciation des VMP
La reprise de dépréciation :
Si ultérieurement la valeur du placement remonte, on peut constater une reprise de dépréciation :
- Débit : 590 – Dépréciation des VMP
- Crédit : 78665 – Reprises sur dépréciation des VMP
En interne, il faut également compléter le tableau de suivi des VMP (quantité, prix d’achat, valeur actuelle)
- Justificatifs à avoir pour la révision :
- Les TAM (tableaux d’amortissements) + contrats des emprunts en cours
- Les relevés de banque de l’année si la banque n'est pas récupérée automatiquement
Sinon, seulement celui du dernier mois afin de cadrer le solde bancaire à date de clôture
- Les relevés de caisse mensuels
- Les relevés des encaissements mensuels
- La réciprocité des comptes courants des sociétés si la révision n'est pas effectuée par le cabinet
